A Universidade Raízen, cujos pilares são Protagonismo (no desenvolvimento pessoal e profissional, pois todos podemos aprender e ensinar), Liberdade (para aprender em qualquer lugar e a qualquer momento), Aprendizagem Colaborativa (valorizando a diversidade de saberes) e Aprendizagem Experimental (aliando teoria e prática), atende a mais de 43 mil colaboradores em 35 parques de bioenergia.

Com a média de 2 mil turmas de treinamento por mês, logística de treinamento é um assunto sensível para o time de logística de treinamento da Universidade Raízen (UR). Entre outros temas que têm sido endereçados o tema da coleta de presença em treinamentos e o lançamento do sistema de Gestão de Treinamentos (LMS – Learning Management System), tanto aqueles que acontecem com todos os colaboradores e colaboradoras sendo treinados em um mesmo local físico, como aqueles que acontecem em salas virtuais, está praticamente equacionado.

Jean Lucas Rodrigues Alves, Analista de Desenvolvimento e Formação Profissional, relata que “todas as equipes realizam treinamentos, tanto obrigatórios quanto voluntários. Exceto para conteúdos oferecidos no modelo e-Learning, a Raízen usava listas físicas em papel e após o término de cada turma de treinamento “uma equipe dedicada, o time de Logística de Treinamento, lançava as listas físicas no sistema de gestão, nosso LMS”.

Em parceria com a Universidade Raízen, a Soft Trade aprimorou a sua solução “Lista de Presença de Treinamento”, um aplicativo que permite ao instrutor coletar a presença dos participantes, usando um tablet ou um celular, e que, por meio de integração online, atualiza o sistema de Gestão de Treinamentos (LMS). Ao instrutor é possível, além da presença, atribuir um conceito à participação de cada participante.

Essa solução está em uso desde outubro de 2021 e, com a eliminação de listas impressas, os principais benefícios foram a diminuição do uso de papel, os lançamentos de automáticos de presença no LMS que trouxeram agilidade e confiabilidade aos lançamentos, além da “otimização da estrutura, com a alocação de recursos que realizavam atividades mais operacionais em atividades de maior valor agregado para o negócio”, diz Jean.

Uma barreira na realidade da Raízen é que muitos treinamentos são realizados em áreas onde não há sinal de internet ou o sinal é muito fraco. Isso exigiu da solução a possibilidade de permitir coletar as presenças e sincronizar depois, ou seja, a solução teve que se adaptar ao modelo de funcionamento offline.

Outra característica da Raízen é que nem todas as turmas de treinamentos estão previstas e cadastradas no LMS antes da sua realização. Em muitos casos, o instrutor cria as turmas de treinamentos no momento de ministrá-los ou, como acontece nos casos de turmas já previstas e pré-cadastradas, nem todos os participantes estão pré-inscritos e, nesses casos, o instrutor coleta a presença e automaticamente o participante é inserido na turma.

A solução é utilizada para os treinamentos presenciais que ocorrem nas operações da Raízen. “Sejam esses ministrados nas chamadas Salas de Treinamento ou Salas do Conhecimento, bem como em outras localidades, desde que o público-alvo dessas ações de aprendizagem seja de colaboradores e colaboradoras da Raízen”, explica Jean.

Ele acrescenta que boa parte dos treinamentos aplicados estão relacionados aos temas normativos e obrigatórios. “Porém, a versatilidade da solução também permite o uso em treinamentos de capacitação técnica e comportamental”, conclui.

Outra demanda que a parceria endereçou foi tornar possível verificar se o colaborador ou colaboradora está em dia com os treinamentos normativos e obrigatórios pela simples leitura do código de barras do crachá. Esse controle que era feito colando etiquetas nos crachás agora é feito de forma automática, a partir da leitura do crachá com o auxílio de um celular ou tablet. O resultado foi a melhora na logística e a eliminação do uso de etiquetas.