A implementação do teletrabalho na Enap, Escola Nacional de Administração Pública, trouxe dois grandes desafios: os servidores tiveram que aprender a fazer a gestão do seu tempo no trabalho a distância e os chefes, a coordenarem suas equipes nesse novo formato. Vencidos esses desafios, alguns ganhos são mensuráveis, como a melhor alocação dos servidores, após o mapeamento de competências, contratações mais certeiras para projetos específicos e temporários, e mais foco nas entregas. 

O primeiro passo para a implementação, em decorrência da pandemia, no ano de 2020, foi capacitar o time de cerca de 370 pessoas para trabalhar a distância, algo que era inédito na Enap. “Começamos a identificar quais eram as dificuldades dos servidores e das chefias, e fizemos um plano de capacitação mais voltado para feedback, gestão de equipe, ferramentas de trabalho online e práticas educacionais online. Trouxemos essa capacitação para os nossos servidores e para quem trabalha na área educacional desenvolver novas metodologias e técnicas de ensino”, recorda-se João Candido de Arruda Falcão, Coordenador-geral de Gestão de Pessoas da Enap. 

João ressalta que a proximidade da chefia com a sua equipe e vice-versa foi fundamental neste processo. “No início, as pessoas perdiam a noção de tempo e trabalhavam até à noite. Preparamos uma cartilha com orientações para o teletrabalho, isso começou a educar os servidores e os chefes para trabalharem melhor. Percebemos que a produtividade aumentou consideravelmente”, diz. 

Avaliação de desempenho

Por ser uma escola do governo e os servidores receberem gratificações por desempenho, a Enap já tinha uma avaliação para isso, o que serviu como uma ferramenta para a mensuração do trabalho remoto e para a elaboração de um plano de trabalho para os servidores. “Com este mapeamento de competências, a gente conseguiu identificar melhor os espaços ocupacionais e as atividades desenvolvidas. Algumas áreas já trabalhavam com o controle de frequência com ferramentas próprias, como o Excel, e estávamos buscando uma forma de não fazer esse controle, mas focar nos resultados das entregas”. 

Esse objetivo coincidiu com a publicação da Instrução Normativa 65, em 2020, que veio para implementar um novo Programa de Gestão no serviço público, que visa buscar processos de avaliação de atividades, para medir a produtividade e desempenho do servidor em suas entregas. Para isso, a Enap adotou o sistema utilizado pela Susep para desenvolver o seu programa de gestão.

Programa de gestão

Ao todo, foram cadastradas 3.400 atividades, “um número que para mim é um absurdo, mas que foi necessário para mensurar”, revela João, contando que os espaços ocupacionais foram mapeados, bem como as competências técnicas que estavam descritas para cada um dos servidores. Posteriormente, eles começaram a lincar os planos de trabalho com as avaliações de desempenho.

Com isso, foi possível identificar servidores que estavam sobrecarregados e os que estavam com poucas atividades, de forma que essas atividades foram balanceadas entre eles, e para os que estavam com baixa entrega, muita capacitação para desenvolver esses servidores, além de tratamento psicológicos para os que precisavam. 

“Nós conseguimos colocar na cabeça dos servidores que o foco não era controlar a frequência de ninguém. O foco era as entregas e isso trouxe um ganho muito bom para nós. Começamos a identificar servidores que estavam sobrecarregados e os que estavam com poucas atividades, mas que tinham capacidade técnica para desenvolverem mais”, valida João.

Outras ações

Paralelamente, dois projetos foram implementados a partir de 2021. Um deles é o Novos Rumos, que oferece acompanhamento psicológico para os servidores que tinham dificuldades com o trabalho remoto e com o presencial. “Nesse ano, vamos implementar melhorias neste projeto para conseguirmos ter um retrato psicológico e profissional desses servidores para conseguirmos realocá-los, pois vimos que eles estavam na atividade errada. Já conseguimos fazer algumas realocações com sucesso”.  

O outro projeto chama-se Iluminação e tem como objetivo preparar os servidores para a aposentadoria. “Nós tínhamos servidores que queriam se aposentar, mas não sabiam como. Nós trouxemos várias capacitações e um acompanhamento para mostrar o que eles poderiam fazer fora do trabalho, depois da aposentadoria. O resultado foi um grande volume de aposentadorias no final de 2022 e no início deste ano”. 

Sistema próprio

Desde outubro de 2022, a Enap está com um time de desenvolvedores para criar o seu próprio sistema de gestão. “Hoje, são vários sistemas, entre eles, de programa de gestão, gestão de competências, para cadastro e para controle de frequência. Isso traz muita dificuldade para o chefe e decidimos desenvolver uma plataforma única com todos os sistemas. A ideia é que em uma única tela, com alguns cliques, o chefe consiga ver toda a estrutura de sua equipe para montar um plano de trabalho. Esse é o nosso maior projeto para este ano”, diz. 

Para finalizar, João conta que hoje, 75% dos servidores da Enap estão no teletrabalho, entre eles, cerca de 25% estão totalmente e a grande maioria, no modelo híbrido. “Até porque, depois da pandemia passamos a ter mais cursos presenciais e porque alguns deles sentiam a falta do contato com os servidores daqui. Percebemos que a tendência é o teletrabalho parcial”. 

Premiação

Com o seu case, a Enap foi a vencedora em 1º lugar do “Prêmio SOBRATT de Melhores Práticas de Teletrabalho”, na categoria Empresa Pública, realizado no 2º Congresso Nacional de Trabalho, no final do ano passado.