Durante a pandemia, com o isolamento social, as empresas buscaram se adaptar rapidamente e as reuniões virtuais se tornaram frequentes para os colaboradores se manterem conectados e alinhados aos objetivos da empresa. Agora, em que o modelo híbrido está presente em muitas organizações, o desafio tem sido ministrar reuniões neste formato e saber a medida, para que não haja excessos que impactem negativamente os colaboradores e a produtividade. 

Mas como esta quantidade afeta o colaborador? O excesso de reuniões afeta negativamente no bem-estar psicológico, físico e emocional das pessoas, e há quem diga que na pandemia ficou com estresse digital. Nas palavras de Érika Moraes, gerente da consultoria Robert Half em Minas Gerais, não existe receita de bolo para a quantidade, o número de participantes e nem para o tempo de duração de uma reunião. “O que deve ser analisado é se ela trará produtividade para entregar o resultado esperado ou se ela irá atrapalhar na sua entrega”, afirma. 

Nem sempre ela é necessária. “Às vezes, uma reunião compromete uma hora do dia e o assunto poderia ser resolvido por e-mail ou por telefone”, diz Moraes, acrescentando que até o famoso cafezinho resolveria muitas coisas. “Porém, com o home office isso não é possível e as reuniões se tornaram mais frequentes”.

DURAÇÃO 

Por mais que não haja regra para o tempo de duração de uma reunião, Erika Moraes comenta que – quanto mais longa ela for – a tendência é que vá perdendo a produtividade. “Até porque, o tempo todo as pessoas estão amplamente conectadas, ligadas no e-mail e no WhatsApp, e o aproveitamento da reunião não é de 100%. Na minha opinião, os participantes estarão aproximadamente 70% na reunião e 30% respondendo e-mail ou em alguma outra atividade paralela. Não existem estudos sobre este tema, mas é o que se tem notado”.

Em casos de reuniões mais longas, a dica de Erika é fazer intervalos de 15 ou 20 minutos, por exemplo. “É a técnica de Pomodoro que é utilizada para aumentar a produtividade”, afirma. Além do conteúdo, a forma como ela é conduzida também é extremamente importante para determinar a duração da reunião e o engajamento dos participantes. Segundo ela, a reunião é importante e necessária quando proporciona troca de ideias ou a pauta é mais complexa e pode gerar dúvidas. 

“Se é uma reunião que envolve uma tomada de decisão, que precisa ter vários olhares e a troca de ideias, para uma nova diretriz, então ela é importante. Toda vez que se percebe mudança de cultura na empresa, a reunião precisa ter o envolvimento dos seus colaboradores. Mas, por exemplo, se for uma troca de um sistema, isso não requer uma reunião, mas um informe básico para comunicar às pessoas, o que pode ser feito por e-mail”. 

ENGAJAMENTO

A quantidade de participantes também faz a diferença, segundo a especialista. “Em uma reunião com muitas pessoas onde a troca pode não acontecer, ela talvez não faça sentido. Tem que pensar muito em como construir uma reunião para atingir o objetivo. Se eu quero que todos participem, não adianta colocar 100 pessoas, isso não é uma reunião, é uma apresentação”. 

Ela destaca que a pauta de reunião é essencial e quem vai conduzi-la precisa prepará-la, saber aonde quer chegar e os resultados que quer obter, caso contrário, será uma reunião perdida. “Aqui, na Robert Half, todos recebem feedback de todo mundo e se me disserem que uma reunião não foi boa, sinto que perdi meu tempo. O feedback te ajuda a calibrar qual reunião é importante para o seu time, o que eles gostam e qual é a demanda deles”.

O mesmo vale para preparar o conteúdo, pensando nos diferentes públicos. “Dentro do Robert Half é a mesma cultura, a mesma empresa, fazemos as mesmas coisas, mas temos times com maturidades diferentes. Não dá para comparar consultores que têm 5 anos de casa com os que têm um ano. A linguagem, a abordagem e a maturidade deles são diferentes”, exemplifica. 

Por fim, para que a reunião seja de fato produtiva é fundamental que se estabeleça a sua duração. Todos os participantes devem receber previamente a pauta, o objetivo e quanto tempo a reunião vai durar. Isso ajuda os colaboradores a se organizarem e se prepararem para ela.

FLEXIBILIDADE

E como dito no início, o modelo híbrido foi adotado por muitas empresas e a gestão também faz a diferença. “Agora que tem reunião com metade da equipe em home office e metade no escritório, tem que se adaptar e a palavra-chave é flexibilidade: o que eu espero desta reunião, quem eu quero atingir e como eu quero atingir. É pensar de fato o que precisa ser feito”, afirma a especialista.

Para ela, o home office trouxe à tona a naturalidade, o modo de viver das pessoas, o que requer não apenas flexibilidade, mas tolerância. “Não existe uma separação da casa e do escritório. Com isso, eu acredito que aumentou a eficiência e a autenticidade das pessoas no trabalho. Consequentemente, há mais felicidade, eficiência e rentabilidade dentro das empresas. Mas também é preciso entender que há a questão profissional: não dá para se portar em uma reunião como se estivesse no almoço de domingo com a sua família. Tem que entender em quais momentos dá para ser descontraído ou não”, conclui.