A empresa é uma instituição estruturada em processos e profissionais voltados para um objetivo em comum. Nesse cenário, quem cuida para que toda a organização atue de forma eficiente e produtiva é o RH. Porém, esse setor só consegue cumprir bem essa responsabilidade com o suporte do backoffice.

Quer entender melhor a relação entre o RH e o backoffice? Explicaremos neste artigo. Abordaremos também como funciona o backoffice e como a tecnologia o potencializa. Acompanhe os próximos tópicos!

Como o backoffice funciona?

Backoffice é um termo em inglês que, traduzido literalmente, significa “retaguarda”. No contexto empresarial, a área atua no suporte operacional dos setores que estão na “vanguarda” do negócio, como o atendimento ao cliente e o desenvolvimento de projetos estratégicos.

Embora o RH faça parte do backoffice da organização, ele também tem cargos internos de suporte operacional, ou seja, o seu próprio backoffice. Como funciona na prática? Sabemos que o foco dos recursos humanos é a gestão de pessoas.

Para realizar esse gerenciamento da maneira correta, o setor depende de vários núcleos internos. Um deles é a área de contratações (recrutamento e seleção) que precisa atrair, selecionar e contratar os melhores candidatos.

Outro núcleo é o departamento de compras. Essa área é responsável por adquirir materiais e ferramentas digitais que são utilizadas pelos profissionais durante a execução das demandas internas.

Uma terceira seção de suporte do RH é o centro de custos que cuida da gestão financeira (entradas, saídas e cobranças). A finalidade dessa área é usar bem o capital da empresa que foi destinado aos recursos humanos, prezando pelo melhor custo-benefício e pela redução de gastos.

Quando o Backoffice do RH tem uma estrutura eficiente, o setor consegue definir metas, realizar o planejamento das atividades, gerenciar custos e acompanhar indicadores de desempenho (KPIs). O resultado disso é visto na formação de times de alto desempenho que entregam serviços de qualidade.

Como a tecnologia auxilia os processos do backoffice

As rotinas que são executadas pelo backoffice do RH precisam de ferramentas digitais que as automatize e potencialize. Dessa forma, se garante o bom funcionamento e a eficiência das atividades.

Sem falar da possibilidade de identificar falhas que podem ser melhoradas por meio de decisões baseadas em métricas. Outro benefício gerado pelo uso de tecnologias é a redução da burocracia e o aumento de tarefas feitas de modo prático, intuitivo e fluído. Entre as demandas que são simplificadas e automatizadas, podemos destacar:

• Gestão de documentos;
• Emissão de notas fiscais;
• Controle da folha de pagamento;
• Processo de admissão;
• Gestão de benefícios;
• Controle de ponto e jornada;
• Envio de informações ao e-Social;
• Gestão de custos com treinamentos.

Essas aplicações são indispensáveis para o desempenho do RH em curto, médio e longo prazo. Falando sobre o futuro, o estudo “Global Human Capital Trends 2021”, produzido pela Deloitte Insights, reforçou a importância das tecnologias nos espaços de trabalho e na gestão de pessoas.

Segundo essa pesquisa, os recursos digitais fazem parte de um conjunto de ações estratégias que devem ser priorizadas pelas empresas que desejam aumentar sua resiliência e eficiência – mesmo diante de crises econômicas.

Como a área de recursos humanos tem um grande valor para as organizações, a sua estrutura de retaguarda precisa de tecnologias eficientes. Dessa forma, o futuro do negócio será mais estável e produtivo.

Otimizando o tempo da sua equipe

“O tempo é ouro”. Essa famosa frase se aplica muito bem ao atual mundo corporativo no qual as demandas precisam ser otimizadas para que as empresas continuem competitivas. Aplicando ao backoffice do RH, a boa gestão do tempo é alcançada por meio de soluções tecnológicas.

Uma delas é o Software Pré-Admissão da Soft Trade. Mas como essa plataforma otimiza o processo de admissão? Isso é alcançado com as seguintes funcionalidades:

• Envio de documentos de forma eletrônica;
• Validação de documentos obrigatórios que serão enviados ao e-Social;
• Informações e acompanhamento em tempo real;
• Personalização da cesta de benefícios (o contratado escolhe os benefícios, indica dependentes e assina termos de adesão);
• Assinatura digital;
• Canais para a interação do RH com o candidato;
• Vídeos de integração e onboarding.

Outra vantagem do Software Pré-Admissão da Soft Trade é a fácil integração com outras plataformas utilizadas pelo RH, como a de recrutamento e seleção (R&S), gestão de competências e enterprise management programming (ERP).Quer conhecer melhor essa tecnologia e otimizar o backoffice do RH? Então, acesse o site da Soft Trade e aproveite também para descobrir outras aplicações desenvolvidas para a área de recursos humanos!