O trabalho remoto se tornou a realidade de muitas empresas após o início da pandemia do Covid-19. Para essas organizações, não foi, e talvez ainda não seja, fácil adaptar alguns aspectos da gestão de pessoas para as equipes que trabalham a distância. Um exemplo é a realização do controle de jornada em home office.

Neste artigo, falaremos sobre as principais dificuldades vivenciadas pelas empresas ao gerenciar esse tipo de jornada. Além disso, mostraremos os benefícios de realizá-la de forma eficiente. Acompanhe os próximos tópicos!

Dificuldades mais comuns no controle de jornada em home office

Quando os profissionais estão distantes do escritório físico da empresa, o RH pode enfrentar obstáculos para controlar a jornada deles. Um desses desafios é justamente o fato de os gestores e colaboradores estarem em locais diferentes.

Sem o contato direito com os líderes, os profissionais podem trabalhar por horas após o fim do expediente ou não respeitar os intervalos intrajornada e interjornada. Talvez pensando em aproveitar esse tempo extra, que normalmente seria utilizado no deslocamento, para adiantar as entregas ou dar conta de um maior volume de atividades.

O contrário também é verdade, alguns colaboradores podem encurtar sua jornada. Seja qual for o comportamento adotado, a empresa pode acabar colhendo um aumento sobre sua exposição aos riscos trabalhistas, prejuízos financeiros advindos do aumento de horas extras indesejadas ou ainda aumento do absenteísmo, fruto de problemas de saúde mental, geralmente relacionados ao excesso de trabalho em casa.

Um ponto a ser observado é a falta de uma legislação adequada para que seja feito  o controle de jornada em home office. Após a Reforma Trabalhista, a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) regulamentou o teletrabalho, mas não o home office. Embora alguns pensem que são modelos de trabalho iguais, na verdade, são bem diferentes e uma interpretação errônea pode expor a empresa a possíveis reclamações trabalhistas.

Na falta de legislação voltada especificamente para o controle de jornadas em home office, as organizações contratam os profissionais pelo regime celetista normal e adotam as mesmas regras que normalmente são aplicadas aos colaboradores que trabalham em regime presencial. Mas devido às singularidades vividas no modelo home office, nem sempre esse controle de jornada se adequa às necessidades dos profissionais remotos.

Benefícios de gerenciar a jornada dos colaboradores

Quando a empresa se preocupa com o controle de jornada em home office, obtêm vantagens importantes para o negócio. Além disso, os colaboradores também são beneficiados. A seguir, elencamos alguns dos principais benefícios.

Otimização do RH

O controle de jornada dos colaboradores em home office é essencial para a otimização do setor de RH. Em especial, quando esse processo é realizado por um sistema eficiente de gestão de jornada.

Dessa forma, os dados relativos aos horários, intervalos, intrajornadas, horas extras e faltas são armazenados com segurança. Tanto o RH quanto os colaboradores têm acesso fácil às informações da jornada por meio de um dispositivo eletrônico.

Outra funcionalidade que gera otimização de processos são os cálculos automatizados inseridos na folha de pagamento. Com isso, a equipe de RH não precisa gastar horas analisando e calculando a jornada dos times remotos.

Saúde dos colaboradores

Como dito no tópico anterior, sem um controle de jornada, os colaboradores podem extrapolar o seu limite de horas de trabalho. Se isso acontecer com frequência, os profissionais podem desenvolver depressão, ansiedade crônica, síndrome de burnout e outras doenças emocionais.

Em consequência disso, a produtividade das equipes pode ser seriamente afetada. Por outro lado, um bom gerenciamento da jornada impedirá excessos de trabalho. O resultado será uma equipe remota saudável, com qualidade de vida e uma maior disposição física e mental para o trabalho.

Controle de horas extras

Podemos apontar ainda outro benefício do controle de jornada em home office: a gestão das horas extras. Quando esse gerenciamento é bem executado, os direitos dos trabalhadores relativos ao pagamento e ao limite legal das horas extraordinárias são assegurados. Uma vez que, todas essas horas são registradas com exatidão.

Isso não acontece sem o controle de jornada. Na verdade, muitos processos judiciais trabalhistas contra empresas são iniciados por causa de reclamações de profissionais que se sentiram lesados devido ao não pagamento de horas extras.

A prova dessa afirmação é apresentada em estatísticas feitas pelo Tribunal Superior do Trabalho (TST). Segundo esses dados, os processos relativos a horas extras figuram em segundo lugar no ranking das ações mais recorrentes. Somente em junho de 2021, o número alcançou a marca de 20.719.

Como fazer o controle de jornada?

Para ter sucesso com o controle de jornada em home office, a empresa precisa implementar algumas estratégias. A seguir, elencamos algumas ações que podem ajudar nesse processo.

Controle de Jornadas da Soft Trade

Um sistema eficiente para o controle de jornada em home office é o software de mesmo nome da Soft Trade. Essa é uma solução madura, que foi desenvolvida há cerca de 7 anos e proporciona os seguintes benefícios:

• Redução de horas extras (elimina as horas extras indesejadas);
• Provê maior segurança jurídica;
• Proporciona uma sensível melhoria na qualidade de vida dos colaboradores.

Para isso, o Controle de Jornadas da Soft Trade gerencia o período em que o colaborador está trabalhando, controlando, entre outras coisas, a hora de marcar o ponto na entrada, saída ou nos intervalos intrajornada e interjornada. Sempre que necessário o sistema envia alertas para o colaborador de forma que ele esteja sempre dentro de sua jornada. Além disso, quando os horários não são cumpridos ou o ponto não é registrado, o sistema bloqueia a estação de trabalho, evitando que o colaborador extrapole sua jornada. Já o RH conta com  a facilidade  de integrar as informações do Controle de Jornadas com a  folha de pagamento. Dessa forma, é possível coletar dados sobre horários, férias, escalas, afastamentos etc. Todas essas informações ajudam a empresa a estar em conformidade com legislação trabalhista e ainda facilita a gestão da equipe de forma a melhorar o  desempenho dos colaboradores.

Gestão de tarefas

Outra maneira de realizar o controle de jornada dos colaboradores remotos é por meio da gestão de tarefas. Isso é possível quando o RH distribui e monitora as demandas enviadas para as equipes. Durante o andamento das tarefas, é necessário também analisar o tempo gasto pelos colaboradores em cada atividade.

Desse modo, os gestores entendem o nível de produtividade dos profissionais dentro dos limites do expediente. Diante desse entendimento, os colaboradores receberão uma quantidade de demandas que não os façam ultrapassar os seus horários de trabalho.

De acordo com o estudo“PwC’s US Remote Work Survey”, produzido pela PwC, o trabalho remoto tem sido um grande sucesso para as empresas e os colaboradores. Muitas organizações consideram a possibilidade de manter as equipes em home office após a pandemia do Covid-19.  Diante desse cenário, é importante que as organizações controlem a jornada dos profissionais remotos. Dessa forma, será possível manter uma gestão de pessoas com eficiência, gerando resultados positivos para o negócio.

O que achou do nosso artigo? Entendeu como realizar o controle de jornada home office? Quer ter eficiência nesse processo? Então, conheça agora mesmo o software Controle de Jornadas da Soft Trade!