A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) entrou em vigor no mês de setembro de 2020 e as sanções por descumprimento das regras começaram a valer em agosto de 2021. Durante esse período, as empresas tiveram tempo para conhecer e se adaptar a essas exigências legais. Em especial as que relacionam LGPD e RH.

Mas qual é essa relação? Que impactos a LGPD tem sobre o RH? Como a área de recursos humanos pode se adequar às regras legais sobre tratamento de dados pessoais? Confira as respostas nos próximos tópicos!

Como a LGPD e RH se relacionam?

A LGPD (Lei n0 13.709/2018) tem como objetivo a proteção dos direitos de liberdade e privacidade. Para isso, as regras determinam normas sobre como empresas e governos devem gerenciar dados pessoais.

Desde que entrou em vigor, a lei já embasou cerca de 600 sentenças judiciais vindas de processos iniciados por cidadãos brasileiros que se sentiram desrespeitados por empresas na forma como seus dados foram usados.

Para não correrem o risco de serem autuadas na Justiça, as empresas precisam ficar atentas a como o RH gerencia dados, em especial os de colaboradores e candidatos dos processos seletivos.

Entenda os principais impactos nesse setor

Dentre os direitos apontados na LGPD que merecem maior atenção do RH, estão:

• O consentimento – a empresa pública ou privada precisa de autorização do titular dos dados pessoais para coletá-los, armazená-los e manipulá-los;
• A finalidade – as instituições devem deixar claro o objetivo da coleta dos dados.

Mas como essas e outras regras impactam em algumas das práticas do RH? Veremos a seguir.

Recrutamento e seleção X Dado sensível

Para não descumprir a legislação, o RH deve se preocupar com a gestão de dados pessoais a partir do momento em que recebe currículos. É essencial que as informações coletadas respeitem o princípio da finalidade (fins legítimos, explícitos e específicos) e do consentimento.

O cuidado deve ser redobrado com os chamados dados sensíveis: origem racial ou ética, filiação partidária, sindical ou religiosa, orientação sexual, etc. Além dos princípios citados, a gestão dessas informações precisa respeitar também o que diz o artigo 15 da LGPD.

De acordo com essa norma, o tratamento e armazenamento dos dados deve ser extinguido quando:

• a finalidade foi alcançada;
• os dados deixaram de ser necessários para alcance da finalidade específica;
• fim do período de tratamento;
• comunicação do titular:
• determinação da autoridade nacional – quando houver violação das regras da LGPD.

Folha de pagamento

A folha de pagamento tem muitos dados importantes sobre documentações, horas trabalhadas, benefícios e remuneração dos trabalhadores. Para evitar vazamentos, o RH deve determinar que somente profissionais autorizados tenham acesso a esses dados.

Como muitas empresas utilizam aplicações virtuais para a gestão da folha de pagamento, é importante que a tecnologia tenha um forte e atualizado sistema de segurança. Vale lembrar também que os dados sensíveis não precisam fazer parte da folha de pagamento, pois não estão incluídos entre os obrigatórios listados na Consolidação das leis do Trabalho (CLT).

Desligamentos

Quando um colaborador é desligado, a lei permite que a empresa armazene os dados pessoais dele para se proteger de eventuais reclamações trabalhistas. Existem algumas informações que podem ser guardadas por tempo indeterminado, como as de colaboradores que foram membros do Conselho Interno de Prevenção de Acidentes (CIPA).Porém, assim como citado em outros tópicos, esses dados devem estar armazenados com segurança. Em especial os que podem ser motivo de discriminação, como os resultados dos exames admissionais, periódicos e demissionais.

Como fazer a adequação correta entre LGPD e RH?

Para que a empresa consiga se adequar a LGPD, é importante que estabeleça algumas ações importantes, como:

• Mapeamento das demandas do RH que lidam com o tratamento de dados;
• Estabelecimento dos níveis de acesso aos dados;
• Realização de atualizações no banco de dados;
• Uso de tecnologias com elevados protocolos de segurança;
• Treinamento da equipe do RH para o conhecimento das regras da LGPD.

Como dito, as empresas que descumprirem a legislação podem ser multadas pela Justiça. Além disso, o vazamento de dados prejudica a imagem do negócio perante profissionais, investidores e parceiros comerciais. Sendo assim, é importante que a LGPD seja seguida à risca dentro da organização.

Entendeu como a LGPD e RH se relacionam e o que a empresa pode fazer para se adequar às regras? Quer implantar tecnologias no RH que respeitam a lei de tratamento de dados? Então, conheça as aplicações virtuais da Soft Trade!