Buscar formas de evitar retrabalho é um dos pontos de maior atenção em um processo de gestão eficiente. Afinal, realizar um trabalho demanda tempo e esforço. Por isso, quando é preciso refazê-lo, além do período e energia perdida, existe ainda a frustração de trabalhar em algo que já deveria estar pronto. Nos próximos tópicos, mostraremos estratégias para evitar o retrabalho, além de evidenciar as principais consequências e os motivos mais comuns da refação de tarefas.
As consequências do retrabalho
O retrabalho (ou refação) é um dos grandes vilões da produtividade em equipes. Afinal, como dito na introdução, consome tempo e energia que poderiam ser utilizadas em outras demandas. Porém, existe outra consequência que causa grandes prejuízos aos colaboradores e para a própria empresa: a sobrecarga de trabalho. Isso acontece porque as refações são tarefas urgentes — com prazos atrasados ou próximos da data de entrega. Por outro lado, há mais atividades internas a serem cumpridas. Nesse cenário, os colaboradores precisam trabalhar dobrado. Talvez fazendo horas extras, encurtando o período de descanso ou até adiando férias. Quando essa situação se torna normal, os profissionais podem desenvolver a síndrome de burnout (condição que causa o esgotamento físico e emocional no trabalho). Sem falar em outras doenças, como a depressão e a ansiedade generalizada. A consequência disso tudo é a piora da saúde emocional dos colaboradores, que ficam insatisfeitos no trabalho. Tudo isso gera um efeito dominó: queda na qualidade dos serviços, engajamento, felicidade, e consequentemente, esbarra também na percepção dos clientes. Como assim? Com os profissionais internos ou remotos desgastados, a empresa não consegue entregar a melhor experiência no relacionamento com o público-alvo. O resultado são clientes insatisfeitos e que podem migrar para a concorrência.
As causas mais comuns do retrabalho
Uma das principais razões que geram a refação de um trabalho é a falha na comunicação interna. Se isso acontece, os colaboradores não entendem bem como cumprir uma determinada atividade. Sem um direcionamento claro, o resultado do trabalho fica longe do esperado pelos gestores. Para fortalecer as linhas corretas de comunicação, é importante definir canais (e-mail, chat ou documentos compartilhados) a serem utilizados para o repasse de informações. Dessa forma, gestores e equipes ficam alinhados e cumprem bem o propósito de cada tarefa. Outra causa comum do retrabalho é a ausência de prazos claros. Sem essa definição, o time não entende quando uma atividade precisa ser finalizada e entregue. Por fim, chega o dia da entrega e o serviço é feito às pressas. O desfecho não pode ser outro: a necessidade de refação. Para evitar retrabalho por conta da falta de definição de prazos, os gestores podem utilizar uma metodologia ágil, como o Kanban. Por meio dele, os projetos são divididos em etapas atreladas a prazos. Dessa forma, ninguém fica perdido quanto a data da finalização do projeto. Essas informações ficam visíveis ao time em quadros físicos ou virtuais. Como exemplos de ferramentas digitais que utilizam o método Kanban, podemos citar o Trello, o Runrun.it e a Monday. As três possuem diversas funcionalidades que contribuem para uma gestão de tarefas de alto nível. Podemos destacar também a existência de processos mal estruturados como uma das causas do retrabalho. Geralmente, isso acontece quando a empresa não tem um plano de cargos e funções. Essa prática consiste na definição das atividades a serem realizadas e como devem ser feitas. Sem esse “norte”, os colaboradores realizam as tarefas da forma que acham melhor. Assim, até que os profissionais entendam como o serviço deve ser cumprido, muitos retrabalhos acontecem.
As vantagens de investir em capacitação dos colaboradores
Segundo a pesquisa “Panorama do Treinamento no Brasil”, produzido pela Associação Brasileira de Treinamento e Desenvolvimento T&D, o aumento da produtividade no ambiente de trabalho é um dos principais benefícios de investir na capacitação dos colaboradores. Além disso, o treinamento potencializa as habilidades e competências dos profissionais. Como consequência, o time interno entrega melhores resultados e ficam estimulados a darem o seu melhor. Outra vantagem da capacitação é a melhoria no clima interno. Como isso acontece? Os profissionais percebem que a empresa investe na carreira deles. Isso gera satisfação em relação à organização e ao trabalho que realizam. Quando os profissionais se sentem assim, o clima interno fica mais leve e agradável. Nesses casos possuir uma ferramenta de Gestão de Pessoas pode auxiliar seu RH a identificar quais pessoas e setores necessitam dessa demanda. Sem dúvidas, a capacitação de colaboradores é uma das melhores estratégias para evitar retrabalho. Com o tempo, os gestores poderão notar que os índices de refações diminuíram e o resultado será uma empresa mais eficiente, produtiva e competitiva. Entendeu como evitar retrabalho por meio da capacitação de colaboradores? Não pare de aumentar os seus conhecimentos! Descubra agora como o RH 4.0 auxilia na gestão da sua empresa.
