Com rotinas cada vez mais agitadas e dinâmicas, a otimização de processos se tornou uma prática fundamental no cotidiano das empresas. Visando a tornar a gestão de pessoas uma função mais ágil, moderna e conectada às tendências globais de administração, a atuação de um RH estratégico é indispensável.

Conciliar redução de custos, maximização de lucros, manutenção da qualidade de vida dos funcionários e segurança jurídica pode ser uma tarefa árdua, mas a adoção de etapas de gerenciamento bem planejadas com a possibilidade de serem realizadas de forma online pode ser a solução que faltava ao seu negócio.

Neste artigo, apresentaremos o caminho para a gestão de folha de pagamento de forma online e estratégica, bem como as vantagens obtidas com a implementação de softwares especializados. Quer saber mais sobre o assunto? Então continue com a gente e acompanhe os próximos tópicos!

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Como fazer a gestão da folha de pagamento online?

A folha de pagamento é um documento de suma importância para as empresas, pois mantém um registro fidedigno de tudo que é pago ou descontado  aos seus funcionários. Também conhecido como holerite, este documento apresenta informações detalhadas dessa transação que contém tanto obrigações legais como particularidades da empresa. Desse modo, a folha de pagamento transforma informações trabalhistas em dados contábeis.

A implementação de uma folha de pagamento online permite gerir esses dados com mais segurança,agilidade e acessibilidade permitindo descentralização da gestão das informações, proporcionando ao setor de Recursos Humanos significativa economia de tempo e, consequentemente, aumento de produtividade no ambiente de trabalho.

Atualmente ainda existem softwares que mais parecem planilhas digitais e softwares especializados que permitem uma personalização. Nesse método, os dados ainda precisam ser inseridos manualmente, sendo somente os cálculos realizados automaticamente.

Já os softwares de gestão funcionam de forma integrada e apresentam a grande vantagem de coletar, organizar e cruzar dados disponíveis no sistema. Assim, oferecem total automatização do processo e expressiva diminuição de falhas informacionais, evitando os tão temidos passivos trabalhistas.

Como otimizar a folha de pagamento?

Uma boa gestão de folha de pagamento é condição básica para a saúde de uma empresa. Atividade complexa em essência, gerir pessoas e recursos financeiros requer organização minuciosa e especial atenção à legislação, pois o menor erro pode gerar um grande prejuízo.

Nesse sentido, a otimização de processos internos é uma das grandes tendências de RH e os recursos tecnológicos podem (e devem!) ser usados para simplificar etapas e agilizar rotinas.

Otimizar a folha de pagamento online proporciona uma gestão mais eficiente e segura, uma vez que as atividades são executadas com precisão por sistemas inteligentes e os times de Recursos Humanos podem ser alocados em atividades estratégicas

A seguir, listamos 3 passos fundamentais para a otimização da folha de pagamento na sua empresa:

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1 – Automatize e programe pagamentos

Crie padrões e processos que permitam facilitar sua transcrição para procedimentos automatizados (ex: tabelas salariais e de cargos) e agendados. A automatização de tarefas assegura que os pagamentos estejam sempre em dia e permite um melhor aproveitamento do horário de trabalho do RH. 

Ao abrir mão de processos obsoletos, ganha-se tempo para se dedicar às demandas mais urgentes, e os setores envolvidos se tornam mais dinâmicos, estratégicos e confiáveis.

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2 – Opte pelo registro de ponto eletrônico online

O registro de ponto eletrônico online é indispensável para se fazer a gestão da jornada de trabalho dos colaboradores. Com as novas formas de organização das rotinas corporativas e as constantes mudanças nos formatos de trabalho, é fundamental manter um rigoroso e confiável controle das horas trabalhadas, de refeição, faltas, atrasos, horas extras, intervalos, etc. 

Optar por softwares que possibilitem a marcação de ponto integrada à folha de pagamento garante mais segurança e agilidade ao processo de tratamento das horas trabalhadas. .

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3 – Mantenha os documentos sempre atualizados

São muitos os benefícios gerados pela organização e manutenção de cópias digitais de todos os documentos gerados pela empresa; e o principal deles é a segurança. 

Para desburocratizar processos e otimizar rotinas, diversos softwares de gestão fazem isso automaticamente, mantendo a famosa “papelada” organizada virtualmente, de maneira cronológica e disponível para acesso em seus mecanismos de busca. 

É importante ressaltar que, diariamente, devem ser feitos backups de todos os sistemas e softwares, para que não haja perda de informações ou comprometimento dos dados armazenados Além disso, é importante haver um ambiente para contingência, que permita uma restauração, em breve espaço de tempo, em casos de desastres.

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As vantagens de ter o controle de jornadas integrado à folha

No dia a dia das empresas, a utilização de ferramentas digitais auxilia na coleta, tratamento e armazenamento de dados; proporciona aos gestores melhores formas de interação com seu colaborador, tornando a gestão mais próxima, facilitando a troca de informações entre setores e o RH. 

Não por acaso, são inúmeras as vantagens obtidas ao optar por ter o controle de jornadas integrado à folha de pagamento.

Na Soft Trade, oferecemos um dispositivo que administra o período em que o colaborador trabalha, seja em modelo remoto, híbrido ou presencial. Ele realiza o bloqueio e desbloqueio das estações de trabalho dos colaboradores, possui ampla parametrização  de jornadas, customização de mensagens de bloqueio e configuração do workflow de aprovações, além da marcação de ponto, timesheet dentre outras funcionalidades. São fornecidos dados estratégicos em relatórios e gráficos no dashboard.

Essa solução se chama Controle de Jornadas, é 100% digital e se integra a qualquer sistema de tratamento de ponto. A integração das jornadas à folha de pagamento garante mais segurança e agilidade ao processo de emissão do holerite, uma vez que a troca de informações é constante, através interface no modelo webservice ou de leitura através de robotização, sendo essa integração com o Fator H, solução de folha de pagamento da Soft Trade, a empresa ainda tem muito mais vantagens!

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O que o FatoR H pode fazer por você?

Se você chegou até aqui, certamente está curioso(a) para saber como a Soft Trade pode auxiliar na implementação dessas funcionalidades em sua empresa.

Contando com uma tecnologia robusta, o FatoR H é uma solução que garante eficácia e eficiência na gestão de pessoal. Com experiência de mais de 30 anos em processos de folha, nosso produto oferece alguns diferenciais como:

• Flexibilidade de cálculo. Atende empresas de diversos segmentos, não havendo necessidade de customização para personalização de cálculos, pois utiliza mecanismos de parametrização de fórmulas nativos do sistema para se adequar. Seu processo possui uma regra? Então é possível torná-la automática através do nosso sistema.
• Cruza dados e informações para gerar cálculos automáticos, permitindo inclusive que sejam criadas informações adicionais, caso o sistema não possua um campo próprio para armazená-la.;
• Possui tabelas de domínio (empresa, filial, centro de custos, centro de responsabilidade, unidade de negócio, grupo de cálculo, tipo de mão de obra, etc) que podem ser utilizadas para agrupar ou detalhar informações, refletindo em quebra de relatórios e divisões para contabilização.
• Mantém trilha de auditoria de todas as movimentações, inclusões, alterações e exclusões, indicando usuário, data, hora e conteúdo. Possui trilha de auditoria complementar específica para rubricas, permitindo manter histórico de qualquer ação realizada, podendo enviar e-mail para um responsável comunicando este procedimento. Sendo base para demonstração de evidências em processos de ISO, SOX, além de simulações de cálculos.
• Outras funcionalidades que o sistema possui: gerador de tabelas (exportáveis para excel), gerador de queries com envio automático de e-mails com o resultado, gerador de relatórios, conferência automática de folha, comparação de resumos, importação de planilhas para lançamentos em folha de pagamento.

O Fator H também conta com diversos módulos que contribuem para a solução das necessidades de sua empresa: Controle de Vagas; Medicina e Segurança; RH Online (portal e aplicativo) e Tratamento de Ponto.

Quer saber mais sobre todas essas funcionalidades? Entre em contato conosco! Temos uma equipe sempre atenta e disposta a ajudar.